A raíz del nacimiento de la nueva entidad, Equmedia XL se vio en la necesidad de cambiar la operativa diaria relativa a la gestión de recursos humanos como altas, bajas, incidencias, despidos, nóminas, etc. Se requería mayor agilidad en las operaciones para dar respuesta a una plantilla que había aumentado considerablemente.

“Nuestro objetivo era conseguir una mayor agilidad y rapidez a la hora de gestionar todo el tema de Recursos Humanos y esto exigía un cambio en la operativa diaria”, señala Ana Isabel Beneyto, Responsable de Calidad y Tesorería de Equmedia XL.

Asesoradao por el BBVA, la compañía se decidió por externalizar todas las funciones del departamento de Recursos Humanos y Administración en una empresa especializada en soluciones de RRHH y con clara estrategia de servicio, que cumpliera con los siguientes requisitos:

– Consulta y descarga de la nómina y otros documentos a través de un portal accesible desde Internet

– Gestión de las vacaciones y otras funciones, involucrando menos al departamento de administración.

– Gestión de la base de datos de empleados en remoto, tanto por el especialista de RRHH de Onnure como por el empleado, pudiendo modificar éste sus datos personales, situación civil, hijos, cuenta corriente, etc.

– Contemplase la creación de una base de datos de material entregado al empleado: móvil, portátil, etc.

– Posibilidad de añadir servicios nuevos que se ajusten a las necesidades futuras de Onnure como gestión del talento, notas de gastos, dietas, formación, partes de trabajo, etc.

– Reducir costes de administración en tareas y capital humano.

– Que fuera una Solución "Software con Servicio (SaaS)" o "Pago por uso" para reducir los costes eliminando la necesidad de invertir en hardware, software y administración del la plataforma.

“Después de analizar distintas opciones en el mercado, nos decidimos por Activoarrhh al satisfacer la mayoría de nuestras necesidades y, además, integrar otras que no se habían contemplado inicialmente, como por ejemplo, la oferta del portal productos financieros y no financieros de BBVA que los empleados de Equmedia pueden solicitar en condiciones ventajosas”, afirma Ana Isabel Beneyto, Responsable de Calidad y Tesorería de Equmedia XL.

El proyecto y sus beneficios

Después de la recogida de datos de todos los empleados para adaptar Activoarrhh a las necesidades de la organización, de trabajar con la solución en modo prueba y de formar a los empleados en el uso de la misma, en enero de 2009 comienza la implantación de la plataforma Activoarrhh.

Tras varios meses en funcionamiento, Equmedia XL ha comprobado los beneficios asociados a esta solución como aumento de la productividad de los departamentos de RRHH y Administración y optimización del tiempo de sus empleados -se estima que con esta solución se consigue un ahorro de entre el 60% y el 70% en todo el proceso de gestión laboral de los empleados-; acceso a personal especialista que ofrece asesoría con un nivel de respuesta inmediato; adaptación dinámica del servicio al crecimiento de la compañía; reducción de costes; un mayor foco en el negocio y un aumento de la satisfacción del empleado y de la empresa.

“El hecho de que Activoarrhh se comercialice como software as a service (SaaS) es decir, que las empresas sólo pagan por aquello que usan, y de que se trate de una solución abierta en la que, a través de un único portal, se contemplan todas las funciones asociadas al área de Recursos Humanos, así como productos financieros y no financieros de BBVA que los empleados pueden solicitar en condiciones ventajosas son tres valores diferenciales de la oferta de HR Access que permite a las compañías no sólo un palpable aumento de la productividad y optimización del tiempo de los departamentos de RRHH y Administración sino también la posibilidad diferenciarse de la competencia y fidelizar al empleado”, mantiene explica Pierre Paradis, director general de HR Access en España.