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Calidad y velocidad, imprescindibles para mejorar el reporting financiero

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Un reporting financiero robusto es la base de cualquier empresa de éxito. Todo, desde las contrataciones de personal a las promociones de producto o la decisión sobre seguir adelante con una importante adquisición, depende de un reporting oportuno y preciso de las cuentas corporativas. Para las empresas cotizadas, el ciclo de reporting es incluso más importante, ya que proporciona a los accionistas la información que necesitan para tomar decisiones acertadas y, finalmente, impactar en el valor de la compañía y en la confianza sobre su futuro.

Dada la importancia crítica del reporting financiero para el buen gobierno de cualquier organización, es sorprendente saber que los equipos financieros de todo el mundo sufren falta de visibilidad, calidad y confianza en sus datos contables. Estas son las conclusiones de un reciente estudio global que elaboramos con Accenture, cuyos resultados pueden leerse en el informe “Challenges of Corporate Financial Reporting”.

¿Cómo se ha llegado a esta situación? El estudio, para el que se entrevistó a 1.123 profesionales financieros, reveló que, a lo largo de los últimos 12 meses, el 47% de las empresas en todo el mundo -58% en España- ha invertido sustancialmente en al menos una de las tres fases del reporting financiero: cierre, consolidación y presentación de resultados. Con estos niveles de inversión, lo lógico sería pensar que los equipos financieros encuentren más sencillo el reporting y disfruten de un mejor acceso a datos oportunos y de alta calidad. Pero el hecho es que no están sacando el partido adecuado a su inversión.

El problema afecta a las organizaciones que invierten en soluciones de reporting financiero ad hoc para responder a necesidades específicas según surjan, en lugar de realizar inversiones estratégicas encaminadas a la meta final deseada. Según la investigación, de las organizaciones que han invertido en los últimos 12 meses, el 12% lo ha hecho solo en una de las tres fases; el 10%, en dos de ellas; y el 25% ha invertido en las tres. Esto demuestra que, en determinadas empresas, ha dominado un enfoque fragmentado sobre la inversión, y parece que esta tendencia va a continuar.

Por tanto, aunque las empresas reconocen la necesidad de invertir en sus procesos contables, no están seguras de dónde hacerlo. El resultado es que las empresas sufren el incremento de costes, una gestión de datos inútiles y el incumplimiento de los plazos de reporting. A este último punto debe prestársele especial atención. En España, por ejemplo, el 6% de las empresas ha incumplido los plazos regulatorios para la presentación de resultados debido a su incapacidad para reunir y analizar eficazmente los datos dentro de plazo. A todas luces, este es un porcentaje importante. Considere los efectos ligados al incumplimiento de plazos: su organización no solo puede tener que hacer frente a penalizaciones económicas sino que los retrasos en el reporting afectarán a la confianza de los accionistas y dañarán la capitalización en el mercado.

Las empresas corren también el peligro de que los costes asociados al reporting financiero escapen de su control. La investigación reveló que el 21% de los equipos financieros había visto cómo crecían sus costes en los procesos de cierre, consolidación y presentación de resultados. Lo que es más preocupante, la situación es tan opaca que el 60% de los responsables financieros son incapaces de dar una cifra sobre el coste total que supone gestionar y publicar los resultados económicos de su compañía.

Y las empresas deben preocuparse no sólo por el impacto económico: los sistemas de reporting inadecuados están teniendo también un efecto pernicioso sobre los profesionales financieros que tienen que utilizarlos. En el estudio, se preguntó a los profesionales contables de diversos niveles cómo les afectaban personalmente los problemas con el reporting. Quedó claro que muchos están sintiendo un impacto negativo, con el 71% de los responsables financieros quejándose de que su efectividad está limitada en cierta medida por los problemas relacionados con el análisis de datos. El 39% de los entrevistados de nivel C/vicepresidencia, al mismo tiempo, señaló que su efectividad se ve dañada por una visibilidad limitada sobre los datos financieros que les proporcionan sus sistemas.

Estos problemas se deben en gran parte a la naturaleza ad hoc de la inversión en reporting contable, que incrementa los retrasos y errores en los “límites” del proceso. Normalmente, el proceso de cierre contable es largo e implica a una compleja combinación de departamentos y cientos o incluso miles de personas. Conforme los equipos financieros avanzan a través de este proceso, las limitaciones aparecen al encontrarse diferentes conjuntos de datos de diferentes personas y departamentos dentro de la organización, y es aquí donde el enfoque ad hoc para los sistemas de reporting contable puede causar problemas.  Al trabajar con los sistemas inapropiados, cada límite puede añadir complejidad, tiempo y costes al proceso, al mismo tiempo que expone los datos financieros a más errores.

Por ejemplo, cuando el equipo financiero recibe los datos contables procedentes de las empresas subsidiarias, debe encargarse de asegurar que estos datos sean correctos antes de consolidarlos en los resultados corporativos o del grupo. Si los datos resultan ser erróneos más adelante, el equipo financiero debe volver a empezar el proceso o efectuar las correcciones oportunas. La forma de evitar esto es garantizar que los datos son correctos antes de que la subsidiaria los presente al grupo, un enfoque que exige que los equipos financieros posean los controles y procesos correctos. Este tipo de procesos incluyen la puesta en marcha de sistemas de gestión del cierre contable que configuren una clara cadena de custodia para los datos y tareas bien definidas que cada subsidiaria deberá completar antes de pasar los datos a la matriz.

Otra clara limitación surge en la etapa final del proceso, la producción de informes y declaraciones conforme a la regulación. Cada informe debe estructurarse de forma diferente en función de la audiencia a la que se dirige, y esto puede provocar inconsistencias en los datos contables. Actualmente, muchas empresas exportan los datos en bruto a hojas de cálculo para su manipulación, utilizándolos después para crear los informes y declaraciones finales. Al separar los informes de los datos en bruto mediante esta capa adicional de hojas de cálculo, los cambios de última hora en los datos pueden no aparecer reflejados en los informes finales. Cuando aparecen las inconsistencias, se desperdicia más tiempo en reconciliar y rehacer los informes. La forma de resolver esto es garantizar que las herramientas y datos de reporting contable estén plenamente integrados dentro de la aplicación de reporting.

La buena noticia es que los profesionales financieros ven claramente la necesidad de hacer algo al respecto de sus sistemas de reporting contable: el 86% de las empresas tiene intención de acometer nuevas inversiones en los próximos cinco años. Existe, sin embargo, el peligro de que estén tirando el dinero en el peor de los casos. Para que se produzca cualquier cambio positivo, las organizaciones necesitan revisar completamente su enfoque de inversión en reporting financiero.

Eliminar los silos de cierre, consolidación y presentación de resultados será un factor importante en este desarrollo, ya que dará a los profesionales financieros una visión unificada de los datos de reporting contable a lo largo de todas las fases, contribuyendo enormemente a eliminar los problemas de visibilidad destacados por muchos de los entrevistados. Las organizaciones deberían también considerar la implementación de una solución que permita la colaboración sencilla y la automatización de muchos de los ejercicios de recolección y reconciliación de datos que tanto tiempo consumen y que pueden provocar peligrosos retrasos.

Una cosa está clara: los departamentos financieros son conscientes de la necesidad de mejorar su reporting contable. Hay un punto claro de partida, pero parece existir cierta falta de dirección respecto a los próximos pasos a dar. Es aquí donde los partners con amplia experiencia en gestión del rendimiento empresarial pueden realmente añadir valor al mostrar qué opciones tienen a su disposición los equipos financieros. La cuestión es que, con los sistemas disponibles hoy, el reporting contable debería ser más sencillo que nunca, y no un proceso que estrese al director financiero y provoque el incumplimiento de plazos.

Oriol Farre, Director de preventa EPM de Oracle Iberia

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