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ERP y POS, un matrimonio con sólidos cimientos para el sector retail

Paolo Juvara, CEO de Openbravo
1 de noviembre de 2011
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En el actual entorno empresarial, los establecimientos de retail y las cadenas de restaurantes tienen que lidiar con un creciente volumen de datos generados a partir de las transacciones con sus clientes, información que debe recopilarse y extraerse para evaluar el rendimiento global del negocio.

En este sentido, los establecimientos comerciales deben mantener un completo control y visibilidad sobre la operativa diaria, incluyendo mecanismos optimizados para monitorizar la información de compras, recepción de mercancías, ventas, traspaso de productos e inventario. Como compañía del ERP en software libre, Openbravo desvela en este artículo cómo las empresas del sector retail pueden integrar sus sistemas de Punto de Venta (POS, Point-of-Sale) con una herramienta de gestión integral del negocio (ERP) con el fin de obtener una gestión efectiva, un eficiente proceso de generación de informes y una completa visibilidad de su entorno back-end.

Igualmente, analizaremos cómo la integración de una solución ERP con un sistema POS no sólo permite reducir los costes de TI y el tiempo empleado en tareas de mantenimiento, sino que se trata además de un enfoque clave para determinar el futuro de los ERP.

Misión del ERP

Aunque los lectores conocerán sin duda el acrónimo ERP, puede que no estén muy familiarizados con lo que significa realmente. Sus conceptos básicos son sencillos: los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP, Enterprise Resource Planning) integran la gestión de información tanto interna como externa a lo largo de toda una organización, incluyendo aunque no exclusivamente: 

  • Documentos financieros
  • Proceso de contabilidad
  • Fabricación
  • Recursos Humanos
  • Ventas y servicios CRM
  • Funciones de inventario y stock
  • Otros procesos

La misión del ERP consiste así en facilitar el flujo de información entre todas las funciones de negocio en el marco de una organización, además de gestionar las relaciones con terceros.

En última instancia, el ERP automatiza los procesos clave de negocio y proporciona una completa visibilidad de su rendimiento. Precisamente, esta visibilidad es la que permite a los responsables de negocio identificar los cuellos de botella o descubrir nuevas formas para optimizar el funcionamiento de la empresa y su rentabilidad. 

Mayor complejidad

A medida que las compañías de retail inauguran nuevos establecimientos o adoptan soluciones de comercio electrónico, se suelen enfrentar a una mayor complejidad tecnológica y operativa.

Estos nuevos retos con los que se encuentran normalmente quedan sin resolver, debido a las limitaciones en los recursos de TI y a la dependencia en sistemas dispares que tratan de gestionar todas las funciones de retail del back-end.

La inversión total destinada al inventario debe mantenerse bajo control, minimizando la falta de stock en cada Punto de Venta (POS). Igualmente, la información on line sobre precios y disponibilidad de inventario tiene que ser precisa y estar siempre sincronizada con el back office.

Por su parte, los sistemas de gestión de almacén deben ser sencillos y eficientes con el fin de minimizar la formación necesaria para los empleados y maximizar el servicio al cliente, quedando clara la necesidad de contar con un completo sistema de gestión integrado para retail.

Funciones combinadas

Los sistemas integrados no sólo reducen los costes de integración, sino que mediante la combinación de funcionalidades ERP y POS las compañías de retail también pueden impulsar su expansión nacional o internacional apoyándose en una completa solución de gestión empresarial capaz de integrar de forma transparente todas las funciones de back office, inventario y punto de venta.

Es así como la solución para el Punto de Venta, combinada con el sistema ERP, garantiza un flujo de información transparente y a tiempo a lo largo de toda la empresa -desde el establecimiento retail hasta el back office-, proporcionando a los pequeños y medianos comercios una solución para la gestión de retail integrada, económica y sencilla de manejar.

Como ejemplo, uno de los clientes de Openbravo está inaugurando más de 200 pequeñas tiendas y kioscos en centros comerciales. El reto para dicho usuario consiste en mantener el control de las operaciones de contabilidad e inventario una vez completadas las transacciones de venta.

Para resolver esta problemática, se decantó por un ERP que le permitiera abrir un gran número de tiendas con rapidez a la par que mantenía sus operaciones de forma consistente y transparente mediante una solución integrada y plug-and-play, decisión que resultó clave para su éxito y para el de otras muchas compañías del sector retail 

Tendencia de futuro

En el futuro, la integración de funcionalidades ERP y POS en un mismo sistema se convertirá en algo común, ya que las compañías de retail demandan claramente soluciones plug-and-play que combinen hardware y software, y las infraestructuras de back office como el ERP constituyen soluciones eficientes y muy sencillas de mantener a lo largo del tiempo.

En la actualidad, muchas organizaciones están llevando a cabo implementaciones POS que requieren una gran carga de trabajo y consultoría adicional, lo que resulta inevitablemente en costes añadidos.

Igualmente y a medida que los smart phones y dispositivos móviles inteligentes sigan evolucionando, también crecerá el interés de los establecimientos comerciales por adoptar soluciones POS móviles para la gestión de pagos que permiten escanear y adquirir el producto directamente. Starbucks ya apostó por este sistema el pasado mes de enero, y se está convirtiendo en una tendencia para las grandes compañías de retail.

Las soluciones POS han sido principalmente diseñadas para procesar las transacciones de compra, pero al mismo tiempo los comercios deben proporcionar un buen servicio de atención a cliente para conservar la buena imagen de marca, ya se trate de una transacción on line o en una tienda física.

Las soluciones ERP facilitan todo el proceso proporcionando a los clientes una agradable y valiosa experiencia de compra. Combinados, los sistemas ERP y POS permiten a las organizaciones sincronizar valiosa información sobre los clientes y datos transaccionales en tiempo real, proporcionando una completa visibilidad del impacto que producen las transacciones comerciales -ya sean on line o en tiendas físicas- sobre el negocio.

 

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